Unternehmenswissen mit KI durchsuchen: was vorher geklärt sein muss

Eine KI kann Fragen zu Ihren eigenen Unterlagen beantworten, in ganzen Sätzen und mit Angabe des Dokuments, aus dem die Antwort stammt. Ob das im Alltag funktioniert, entscheidet sich meist vor der ersten Frage: daran, ob die Unterlagen lesbar sind, ob es zu jedem Thema eine gültige Fassung gibt, wer die Inhalte aktuell hält und wer was sehen darf.

Was eine KI-Suche über Unternehmenswissen leistet

ChatGPT und Gemini kennen Ihre Verträge und Preislisten nicht. Sie kennen, was in ihren Trainingsdaten stand und was man ihnen im Gespräch mitgibt. Eine KI-Suche über Unternehmenswissen bindet deshalb die Ablagen an, die es schon gibt: Laufwerke, Dokumentenablage, Wiki, Mail-Archiv. Fragt eine Mitarbeiterin dann zum Beispiel „Welche Kündigungsfrist gilt im Rahmenvertrag mit unserem größten Lieferanten?“, bekommt sie die Frist zusammen mit dem Vertrag und der Seite, auf der sie steht.

Steht die Antwort in keiner angebundenen Unterlage, muss das System genau das sagen. Formuliert es in diesem Fall eine plausible Antwort, ist es für interne Fragen unbrauchbar, weil niemand mehr erkennt, welche Antwort belegt ist.

Was vor dem Anbinden geklärt sein sollte

Die folgenden vier Punkte lassen sich prüfen, bevor ein Werkzeug ausgewählt ist, und ihr Ergebnis hängt nicht vom Werkzeug ab. Woran KI-Projekte sonst hängen bleiben, steht im Beitrag Warum KI-Projekte in Unternehmen scheitern.

Die Unterlagen sind maschinenlesbar

Ein eingescannter Vertrag ohne Texterkennung ist für eine KI ein Bild. Dasselbe gilt für Fotos von Whiteboards und für Tabellen, die als Bild in einer Präsentation stecken. Eine Stichprobe genügt für den ersten Eindruck: Lässt sich in einem Dokument ein Wort markieren und kopieren, kann die KI es lesen.

Zu jedem Thema gibt es eine gültige Fassung

Liegen drei Stände derselben Arbeitsanweisung auf dem Laufwerk, findet die Suche alle drei. Welcher gilt, kann sie nur erkennen, wenn es im Dokument steht. Die Abhilfe ist Handarbeit: alte Stände in ein Archiv verschieben, das nicht angebunden wird, oder in jedes Dokument das Datum schreiben, ab dem es gilt.

Jemand hält die Inhalte aktuell

Eine Suche macht veraltete Unterlagen nicht richtiger, nur schneller auffindbar. Für jeden angebundenen Bereich sollte deshalb feststehen, wer ihn betreut und in welchem Abstand er prüft, ob die Inhalte noch gelten, zum Beispiel einmal im Quartal.

Die Berechtigungen stehen fest

Gehaltslisten und Personalakten gehören nicht in Antworten an alle. Die Suche muss dieselben Rechte beachten wie die Ablage: Wer eine Datei heute nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort aus ihr. Das setzt voraus, dass die Rechte in der Ablage gepflegt sind. Wo sie sich bisher nur daraus ergeben, wer den Ordnerpfad kennt, muss das vor dem Anbinden geändert werden.

Diese Arbeit lohnt sich auch dann, wenn am Ende keine KI angeschafft wird. Neue Mitarbeitende finden den gültigen Stand, und bei einem Personalwechsel hängt die Übergabe nicht daran, was in den letzten Tagen einfällt.

Wie das in einer Steuerkanzlei aussieht

Eine Kanzlei, für die wir arbeiten, erhält Beratungsanfragen über ein Formular und per E-Mail. Dort gleicht eine KI jede Anfrage mit der Wissensbasis der Kanzlei ab und füllt den Auswertebogen der Beraterin vor. Die Beraterin prüft den Bogen und ändert ihn, wo nötig. Was sie ändert, protokolliert das System, damit später erkennbar ist, welche Angabe von der KI und welche von ihr stammt.

Angaben aus einer E-Mail übernimmt das System nur mit wörtlichem Zitat. Unter jedem Feld steht der Satz aus der Mail, aus dem der Wert stammt, und vor dem Speichern prüft der Server, ob dieses Zitat im Text vorkommt. Im Test zeigte sich trotzdem eine Schwachstelle: Aus „Im März 2027“ machte die KI den 1. März 2027, einen Tag, der in der Mail nicht stand. Seitdem gilt ein Datum nur, wenn der Tag als Zahl im Zitat steht.

Nach Angabe der Inhaberin sank die Vorbereitung eines Kundentermins von vier auf zwei Stunden (Stand Oktober 2026).

Woran Sie ein brauchbares System erkennen

Diese Punkte lassen sich bei jedem Anbieter vor dem Kauf abfragen:

• Jede Antwort nennt das Dokument und die Stelle, aus der sie stammt.
• Findet das System keine passende Unterlage, sagt es das ausdrücklich.
• Antworten berücksichtigen die Zugriffsrechte der fragenden Person.
• Der Anbieter benennt, wo die Unterlagen gespeichert und verarbeitet werden und welche Dienste anderer Firmen dabei beteiligt sind.
• Es ist geregelt, wer neue Unterlagen anbindet und alte wieder entfernt.

Aussagekräftig ist ein Test mit Ihren eigenen Unterlagen und zwanzig Fragen, deren Antwort Sie kennen. Daran sehen Sie, wie oft das System danebenliegt und ob es dann zugibt, dass es nichts gefunden hat.

Wo Sie anfangen können

Ein guter erster Bereich ist klein und wird oft gefragt, etwa die Arbeitsanweisungen einer Abteilung oder die Rahmenverträge mit Lieferanten. Sammeln Sie zwei Wochen lang, welche Fragen dazu intern gestellt werden und wer sie beantwortet. Diese Liste zeigt, ob sich eine Suche lohnt, und sie ist später der Test für das System.

Wie wir solche Abläufe einrichten, steht bei unserer Leistung KI-Automatisierung. Wenn Sie einen Bereich im Kopf haben, schreiben Sie uns an info@fast-hofmann.de. Liegen die Unterlagen noch nicht lesbar vor, sagen wir Ihnen im ersten Gespräch, was davor zu tun ist.