KI im Unternehmen einführen: fünf Schritte in sinnvoller Reihenfolge

KI im Unternehmen einzuführen gelingt am ehesten in dieser Reihenfolge: zuerst eine Aufgabe auswählen, die heute jemand von Hand erledigt, dann die nötigen Unterlagen prüfen, Zuständigkeiten festlegen, mit einem einzigen Ablauf starten und das Team von Anfang an einbinden. Das Werkzeug kommt erst, wenn die ersten drei Schritte geklärt sind.

1. Eine Aufgabe auswählen

Gute Kandidaten sind Aufgaben, die jede Woche wiederkehren, nach einem festen Muster ablaufen und deren Dauer sich in Minuten messen lässt. Herausfinden lassen sie sich am besten im Gespräch mit den Menschen, die sie heute erledigen. Bei einer Steuerkanzlei war das die Aufnahme neuer Mandanten: Termin bestätigen, Fragebogen verschicken, Antworten in die Kanzleisoftware übertragen.

2. Die Unterlagen prüfen

Eine KI arbeitet mit dem, was sie lesen kann. Vor dem Start sollte klar sein, wo die nötigen Unterlagen liegen, ob sie als Text vorliegen und welche Fassung gilt. Ein eingescannter Vertrag ohne Texterkennung ist für ein Sprachmodell ein Bild. Wie sich eigene Unterlagen vorbereiten lassen, steht im Beitrag Unternehmenswissen mit KI durchsuchen.

3. Zuständigkeiten festlegen

Für jeden Ablauf sollte feststehen, wer fachlich prüft, wer bei einem Fehler zuständig ist und wer das System im Alltag betreut. Das sind oft drei verschiedene Personen. Wie eine Freigabe im Ablauf aussieht, beschreibt der Beitrag Human in the Loop.

4. Mit einem Ablauf starten

Ein Ablauf, der im Alltag läuft, bringt mehr als mehrere Versuche, die nebeneinander herlaufen. Vor dem Start gehört eine Zahl festgelegt, an der sich der Erfolg ablesen lässt. In der Kanzlei war das die Verwaltungszeit pro neuem Mandanten. Heute laufen dort Terminbuchung, Fragebogen und die Übergabe an DATEV über ein System, und nach Rechnung der Inhaberin sind aus 45 Minuten Verwaltung pro neuem Mandanten 3 Minuten geworden.

5. Das Team früh einbinden

Wer mit dem System arbeiten soll, sollte vor dem Start davon erfahren und nicht danach. Hilfreich sind eine kurze Einweisung am echten Ablauf und eine feste Stelle, an der Rückmeldungen ankommen. Einwände aus dem Team zeigen oft früh, wo ein Ablauf im Alltag hakt.

Wenn der erste Ablauf läuft

Der nächste Ablauf profitiert von dem, was beim ersten geklärt wurde: geordnete Unterlagen, feste Zuständigkeiten, eine Messgröße. Woran Projekte trotzdem scheitern, steht im Beitrag Warum KI-Projekte in Unternehmen scheitern. Wenn Sie eine Aufgabe im Kopf haben, schreiben Sie uns an info@fast-hofmann.de, mehr zur Leistung steht unter KI-Automatisierung.