Warum KI im Unternehmen mehr braucht als ein gutes Modell

Ob ein KI-System im Unternehmen hilft, hängt selten am Sprachmodell. Entscheidend ist, was um das Modell herum gebaut ist: die Anbindung an Ihre Programme, Berechtigungen, ein Protokoll über das, was das System getan hat, und jemand, der es betreibt. Das Modell lässt sich später gegen ein neueres tauschen, diese Teile bleiben und tragen den größten Teil der Arbeit.

Das Modell wechselt, der Rest bleibt

Die Anbieter bringen in kurzen Abständen neue Modelle heraus. Ein System, das sauber an Ihre Unterlagen und Programme angebunden ist, kann ein neues Modell meist übernehmen, ohne dass sich für Ihr Team etwas ändert. Andersherum hilft das beste Modell nicht, wenn es die nötigen Unterlagen nicht lesen kann.

Anbindung an die vorhandenen Programme

Nutzen entsteht dort, wo das System Daten aus einem Programm holt und an ein anderes übergibt. Bei einer Steuerkanzlei laufen Terminbuchung, Fragebogen und die Übergabe an DATEV über ein System. Nach Rechnung der Inhaberin sank die Verwaltung pro neuem Mandanten von 45 auf 3 Minuten.

Berechtigungen

Ein KI-System darf nicht mehr zeigen als die Ablage, aus der es liest. Die Berechtigungen aus Ihren bestehenden Programmen müssen deshalb auch im KI-System gelten. Was dabei zu prüfen ist, steht im Beitrag KI und Datenschutz: vier Fragen an jedes KI-System.

Ein Protokoll

Jeder Schritt des Systems sollte festgehalten sein: welche Unterlage es gelesen, was es vorgeschlagen und wer was freigegeben hat. Bei einer Kanzlei für Auswanderer bleiben die Änderungen der Beraterin am vorausgefüllten Auswertebogen gespeichert. Daran lässt sich ablesen, wo die KI danebenlag, und Rückfragen lassen sich auch Monate später beantworten.

Betrieb

Ein KI-System braucht Pflege wie jede andere Software: Updates, Sicherheitspatches, eine Überwachung, die bei Ausfällen Bescheid gibt, und eine Person, die sich zuständig fühlt. Diese Kosten fallen jeden Monat an und gehören in die Planung, wie im Beitrag Was Unternehmen vor einer KI-Investition prüfen sollten beschrieben.

Was das für die Auswahl heißt

Fragen Sie einen Anbieter, ob sich das Modell austauschen lässt, an welche Ihrer Programme das System angebunden wird und wer es nach dem Start betreut. Wie wir solche Systeme aufbauen, steht bei unserer Leistung KI-Automatisierung.