Was Unternehmen vor einer KI-Investition prüfen sollten

Vor einer KI-Investition sollten fünf Fragen beantwortet sein: Welche Aufgabe soll das System übernehmen, und woran messen Sie den Erfolg? Liegen die nötigen Unterlagen lesbar vor? Wer ist zuständig? Was kostet das System über die gesamte Laufzeit? Und wie kommen Sie wieder heraus? Wer diese Fragen vorher klärt, kann Angebote verschiedener Anbieter vergleichen.

1. Aufgabe und Messgröße

Eine brauchbare Antwort nennt einen Ablauf, die Person, die ihn heute erledigt, und eine Zahl, an der sich die Wirkung ablesen lässt. Bei einer Steuerkanzlei war das die Verwaltungszeit pro neuem Mandanten. Nach Rechnung der Inhaberin sank sie von 45 auf 3 Minuten. Lässt sich die Aufgabe nicht in zwei Sätzen beschreiben, ist es für den Kauf zu früh.

2. Die Unterlagen

Ein KI-System, das mit Ihren eigenen Unterlagen arbeiten soll, braucht sie als lesbaren Text, in einer gültigen Fassung und mit klaren Berechtigungen. Ist das nicht der Fall, gehört diese Arbeit in die Planung, und zwar vor das Werkzeug.

3. Zuständigkeiten

Drei Rollen sollten besetzt sein: wer fachlich prüft, ob ein Ergebnis stimmt, wer für Datenschutz und Verträge geradesteht und wer das System im Alltag betreut. Steht bei allen dreien noch „klären wir“, ist das Unternehmen für den Betrieb nicht bereit.

4. Kosten über die Laufzeit

Der Preis der Lizenz ist nur ein Teil. Dazu kommen die Anbindung an Ihre Programme, das Aufbereiten der Unterlagen, die Einweisung des Teams und der laufende Betrieb mit Updates. Viele Systeme rechnen außerdem nach Verbrauch ab. Für diesen Ratgeber kostete eine einzelne Abfrage bei ChatGPT mit Websuche über eine Schnittstelle im November 2026 rund 0,07 US-Dollar. Bei tausenden Anfragen im Monat wird daraus ein fester Posten, der in die Rechnung gehört.

5. Der Ausstieg

Fragen Sie vor dem Vertrag, in welchem Format Sie Ihre Daten und Ihre Wissensbasis zurückbekommen, wem aufbereitete Unterlagen gehören und welche Kündigungsfristen gelten. Ein System, aus dem Sie nur mit großem Aufwand herauskommen, bindet Sie über den Vertrag hinaus.

Die Antworten schriftlich festhalten

Wer die fünf Antworten auf einer Seite notiert, hat eine Vorlage für jedes Angebotsgespräch. Welche Fragen zum Datenschutz dazugehören, steht im Beitrag KI und Datenschutz: vier Fragen an jedes KI-System. Lohnt sich eine KI für Ihre Aufgabe nicht, sagen wir Ihnen das im ersten Gespräch, erreichbar unter info@fast-hofmann.de.