Eine geordnete Wissensbasis rechnet sich, bevor die erste KI im Haus ist.

Die Reihenfolge läuft meistens umgekehrt

In der Praxis wird zuerst ein Werkzeug ausgewählt und danach geprüft, worauf es zugreifen kann. Dann zeigt sich, dass Verträge als eingescannte PDF ohne Datum vorliegen, dass drei Fassungen derselben Arbeitsanweisung existieren und dass niemand benennen kann, welche gilt. Diese Prüfung hätte vor der Auswahl stattfinden können, und ihr Ergebnis wäre dasselbe gewesen.

Was ordnen konkret heißt

• Zugriff: Die Inhalte lassen sich technisch auslesen und exportieren, nicht nur am Bildschirm ansehen.
• Einordnung: Zu jedem Dokument stehen Typ, Thema, Zeitraum und Vertraulichkeitsstufe fest.
• Aktualität: Es gibt eine benannte Person und einen Zeitpunkt, an dem geprüft wird, ob ein Inhalt noch gilt.
• Berechtigungen: Wer was sehen darf, steht ausdrücklich fest und ergibt sich nicht aus der Ablagestruktur.
• Eine gültige Fassung: Zu jeder Arbeitsanweisung existiert genau ein Dokument, das den Stand trägt.

Was sich dadurch im Alltag ändert

• Die Einarbeitung neuer Mitarbeitender greift auf denselben Stand zu, den erfahrene Kolleg:innen im Kopf haben.
• Bei einem Personalwechsel hängt die Übergabe nicht daran, was in der Übergabezeit einfällt.
• Für eine Prüfung durch Wirtschaftsprüfer, Datenschutzbeauftragte oder Zertifizierer lässt sich benennen, wo ein Nachweis liegt.
• Rückfragen zu einem alten Vorgang landen nicht mehr zwangsläufig bei der Person, die damals dabei war.