Sichtbarkeit und vorbereitete Gespräche aus kurzen Notizen.

Ausgangssituation

Karin Bacherler führt KB Steuer als Spezialkanzlei für internationales Steuerrecht. Die Zielgruppe, Auswanderer und Expats, informiert sich fast ausschließlich online. Sichtbarkeit ist für diese Kanzlei kein Marketing-Extra, sondern der Weg, über den Mandate entstehen.

Problem

Für Content blieb im Kanzleialltag keine Zeit. Beiträge, Newsletter und die Vorbereitung von Beratungsgesprächen passierten unregelmäßig und jeweils von Hand. Sichtbarkeit und Vorbereitung konkurrierten täglich mit der eigentlichen Beratungsarbeit.

Umsetzung

Ein Dashboard, zugeschnitten auf eine Einzelkanzlei:

• Content aus Notizen: Aus kurzen Stichpunkten entstehen fertige Beiträge für mehrere Plattformen, mit Text, Bild und mehrseitigen Grafiken im Kanzlei-Design.
• Newsletter mit Freigabe-Workflow: Entwurf, Freigabe, geplanter Versand und Protokollierung in einem Ablauf.
• Mandantenvorbereitung: Eingehende Beratungsanfragen werden automatisch ausgewertet und als strukturierte Gesprächsvorbereitung aufbereitet. Die ursprüngliche Auswertung bleibt unverändert dokumentiert, Anpassungen der Beraterin werden nachvollziehbar festgehalten.
• Datenschutz eingebaut: Anonymisierung mit Pflicht-Prüfung, Lösch- und Protokollpflichten sind Teil des Systems, nicht nachgelagert.

Nichts geht ohne Freigabe raus: das System bereitet vor, die Kanzlei entscheidet.

Verbesserung

Content und Gesprächsvorbereitung sind vom Zeitbudget der Beraterin entkoppelt. Was vorher ganze Vormittage kostete, beginnt jetzt mit einer Notiz.

Ergebnis

Rund 40 Stunden pro Monat, die wieder in Beratung fließen, und eine Kanzlei, die regelmäßig sichtbar ist, ohne dafür Beratungszeit zu opfern.

• Ein System für eine Person muss radikal einfach bedienbar sein: jede Funktion, die Erklärung braucht, wird nicht genutzt.
• Freigabe-Schritte kosten Sekunden und schaffen das Vertrauen, das eine Kanzlei für automatisierte Kommunikation braucht.