Vom Erstgespräch zum fertigen Mandat, ohne dass etwas liegen bleibt.
Die PVM Steuerberatung wickelt ihren gesamten Mandanten-Annahmeprozess heute über ein System ab: Terminbuchung, Honorar-Einschätzung, Angebot, Vertrag und Onboarding, geprüft von Menschen, vorbereitet vom System.
Ausgangssituation
Die PVM Steuerberatung ist eine wachsende Kanzlei mit einem klaren Erstgespräch-Format: Interessenten buchen online einen kurzen Kennenlern-Termin. Das Format funktionierte, erzeugte aber genau dadurch Arbeit.
Problem
Vom gebuchten Termin bis zum unterschriebenen Mandat lagen viele manuelle Schritte: Fragebogen verschicken, Unterlagen anlegen, Honorar kalkulieren, Angebot schreiben, nachfassen, Vertrag aufsetzen, Mandantendaten in die Kanzleisoftware übertragen. Jeder Schritt war für sich klein. Zusammen waren sie zeitintensiv, fehleranfällig und abhängig davon, dass niemand etwas vergisst.
Umsetzung
Ein zentrales System führt die Kanzlei heute durch den gesamten Prozess:
- Vor dem Gespräch: Buchungen laufen automatisch ein. Interessenten erhalten einen Fragebogen zu Stammdaten und Arbeitsumgebung. Die Antworten liegen der Kanzlei strukturiert vor, bevor das Gespräch beginnt.
- Im Gespräch: Eine Honorar-Einschätzung steht auf Knopfdruck bereit. Die Kanzlei entscheidet direkt, ob es weitergeht.
- Nach dem Gespräch: Aus der konfigurierten Vergütungsvereinbarung entsteht ein fertiges PDF-Angebot samt vorbereiteter E-Mail. Versendet wird von der Kanzlei: nichts geht ungeprüft raus.
- Nach der Annahme: Der neue Mandant durchläuft eine geführte Onboarding-Strecke. Verträge entstehen automatisch, die Daten fließen direkt in DATEV.
- Im Hintergrund: Offene Angebote werden automatisch nachgefasst, Erinnerungen verschickt, Abgeschlossenes archiviert. Zusätzlich verwaltet das System Bewerbungen von der Karriere-Seite, inklusive automatischer Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
Verbesserung
Der Annahmeprozess hat keine Medienbrüche mehr. Kein Angebot bleibt liegen, kein Fragebogen geht verloren, das Team sieht jederzeit, welcher Interessent an welcher Stelle steht.
Ergebnis
Ein durchgängiger, nachvollziehbarer Weg vom ersten Kontakt zum fertigen Mandat und eine Verwaltung, die der Kanzlei zusätzlich rund 20 Stunden pro Monat abnimmt.
- Entscheidungen bleiben beim Menschen: E-Mails und Angebote verlassen das Haus erst nach Freigabe.
- Der Prozess wurde zuerst verstanden und aufgeräumt, automatisiert wurde danach.
Sinnvolle KI beginnt mit einem klaren Verständnis der eigenen Situation.
Ohne Verkaufsdruck. Ohne generische Lösungen. Ohne unrealistische Versprechen.