Jede Reservierung kommt an, auch wenn niemand ans Telefon kann.

Ausgangssituation

Das Gasthaus Stern ist ein gut besuchtes Familien-Gasthaus. Reserviert wurde telefonisch, und das Telefon klingelte genau dann am häufigsten, wenn der Service am wenigsten Zeit hatte.

Problem

Zu Stoßzeiten und nach Feierabend blieb das Telefon unbeantwortet. Wer nicht durchkam, reservierte woanders. Verlorene Anrufe waren verlorene Gäste, ohne dass das Team je erfuhr, wie viele es waren.

Umsetzung

• Online-Reservierung: Neue Website mit Reservierungsformular. Gäste buchen selbst, ohne Anruf.
• KI-Telefonassistent: Wer anruft, wird angenommen, auch nachts und während des Service. Der Assistent nimmt Reservierungen auf und legt sie direkt im System an. Komplizierte Anliegen leitet er ans Team weiter.
• Eine Übersicht für alles: Reservierungen aus Web, Telefon und von Hand laufen in einer Tagesansicht zusammen. Das Team ändert Status, plant Veranstaltungen und kann „Wir sind voll“ gezielt für Mittag- oder Abendservice setzen.
• Speisekarte selbst pflegen: Wochengerichte und Karten verwaltet das Gasthaus ohne Agentur.

Verbesserung

Das Team telefoniert während des Service nicht mehr hinterher. Reservierungen entstehen von selbst und landen alle am selben Ort.

Ergebnis

Keine verlorenen Reservierungen mehr: Jede Anfrage wird angenommen, egal wann sie kommt.

• In der Gastronomie entscheidet die Bedienbarkeit im Stress: eine Tagesansicht, die der Service zwischen zwei Tischen versteht, schlägt jede Funktionsliste.
• Der Telefonassistent muss wissen, was er nicht kann: Weiterleiten ist Teil des Systems, nicht sein Versagen.